河南省机关档案工作规范化管理认证办法

认证

项目

认证内容与认证标准

标准分值

认证

分值

（一）组织领导

一

档

案

管

理

体

制

18

分

    1、成立机关档案工作领导小组，明确机关一位领导分管档案工作，机关办公室一位负责人主管档案工作(没有文字依据的扣1分)；每年至少召开一次档案工作领导小组会，专题研究档案工作(没有文字依据扣1分)，切实解决档案工作的人员、经费和设备等问题(没有文字依据和购物凭证复制证明的扣1分)※

3

2、制定了本机关、本系统档案工作五年发展规划(1分)※

1

    3、机关文书、会计、声像(照片、录音带、录像带)、科技(基建、设备)、荣誉、电子档案(与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等)和其他业务档案实行集中统一管理(缺一门类扣1分)。※

4

    4、组织机关工作人员和专兼职档案人员学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和《中华人民共和国档案法》及《河南省档案管理条例》(没有文字依据扣1分)；参加同级档案行政管理部门组织的档案登记、备案、年审工作(没有参加的扣1分)；有违反《档案法》案件，要及时向同级档案行政管理部门报告，违法不报不处理，不予认证。※

2

5、参加同级档案行政管理部门组织的宣传、学习、培训和档案工作协作组等项活动(1分，没有文字依据，不积极参加组织活动的不得分)。※

1

6、近5年，定期对本机关、本系统和直属单位的档案工作进行监督、检查与指导，对档案人员进行业务培训(要，求检查前发通知，检查后发通报，没有文字依据的扣1分；没有开展业务培训的扣1分)。※

2

    7、成立机关综合档案机构(有文字依据)，配备了与机关档案工作相适应的专兼职档案人员，爱岗敬业，熟悉档案业务，且保持相对稳定(1分)；调整档案人员时，要全面清点室藏档案数量，登记台帐与档案实物相符，新老档案人员交接工作时，在交接清单上签字(1分，没有签字手续的不得分)。※

2

    8、档案人员达到相应素质要求，大专以上文化程度达到‘80％以上(1分，提供毕业证书)，评聘了相应的专业技术职务i经过同级档案行政管理部门组织的档案岗位培训(1分，提供培训结业证书)。※

2

9、近5年，机关或个人获得过市级以上档案行政管理部门表彰的档案工作先进集体或先进工作者称号(提供表彰证书)。

2

认证

项目

认证内容与认证标准

标准分值

认证

分值

一

档

案

管

理

体

制

18

分

（二）机构人员

    10、本机关、本系统每年有档案工作计划、工作总结(缺一项扣O．5分)。※

1l、建立档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度，以红头文件形式下发机关各处(科)室，组织学习和实施(缺一项制度扣1分，没有印发文件扣1分)。制度落实不力，室藏档案发生灾害性事故的，不予认证。※

12、根据国家和省档案行政管理部门的有关规定，制定了经过同级档案行政管理部门审定认可的本机关、本系统各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与木归档范围、保管期限表等档案业务规范(缺一项扣1分)。※

二

基

础

业

务

建

设

（三）基础业务建设

    13、本机关对外发文档案整理实行两套制。一套带发文底稿的按文件级进行整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集(没有第二套的扣1分，系统垂直管理没有要求的不扣分)。※

   14、各门类归档文件材料齐全完整，档案整理质量符合国家和省档案行政管理部门的有关规定(现场抽查机关收、发文登记本，对应归档的文件没有归档的，缺一份文件扣_1分；对收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和各种年度统计报表及人员编制名册，缺一种扣1分；对文件装订排列次序颠倒，如请示在前批复在后，底稿在前印件在后的扣1分；对保管期限划分不准确的扣1分；没有去掉金属物、塑料物的扣O．5分；会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理不符合要求的各扣1分)。※

   15、库房档案管理按不同门类不同载体和不同保管期限分别上架排放。※

   16、各种档案目录统一采用打印件(近5年，手工抄写扣O．5分)。

  17、建立全宗卷，全宗卷的主要内容为国家行业标准《全宗卷规范》规定的7个方面的文件材料(缺一项扣O．5分)。※

18、案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式符合国家和省档案行政管理部门的规定，，如机关自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量(对个别不符合规定的扣0.5分，档案不进同级国家档案馆的单位除外)。※

二

基

础

业

务

建

设

19、成立机关档案鉴定工作小组，按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁符合国家和省档案行政管理部门的有关规定(没有销毁任务的和其他特殊原因的不扣分)。※

   20、按国家统计法律法规的要求，每年及时准确地向同级档案行政管理部门报送档案工作年度统计报表(2分。现场查看近5年存档年报表，缺年不报的不得分)；按国家档案法律法规的规定，应当定期向同级国家综合档案馆移交到期符合进馆质量标准的档案(3分。没有正当理由拖延移交的不得分；没移交任务的不扣分)；按当地党委、政府政务信息公开的规定，及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件(1分。纳入报送范围不报送的机关不得分)。※

（四）基础设施建设

21、有单独的档案库房、阅览室和办公室(3分，缺一项扣1分)。

22、库房档案保管实现“三铁”(铁门、铁窗户、铁柜子)，配有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等(有条件的单位可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备)，达到“十防”(防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等)措施的要求(设备缺一项扣1分；“十防”措施有一项达不到要求者扣1分，有两项达不到要求者扣2分，余下以此类推)。※

23、配备了复印机、照相机、录音机、录像机、装订机、缝纫机等设备(缺一项扣O．5分)。※

三

档

案

信

息

建

设

20分

（五）实行文档一体化管理

24、档案信息化建设列入单位电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。※

    25、配备计算机、刻录机、扫描仪，购置了档案管理软件(其中计算机1分，刻录机、扫描仪1分，档案管理软件1分)。※  

26、机关实行了文档一体化管理，从2004年起，本机关的发文，纸质文件与电子文件一并归档；本机关的收文，需长期保存的，若是纸质文件应扫描转换成电子文件，若是网上收文应下载转换成纸质文件脱机保存，实现网上实时在线归档(纸质文件与电子文件一并归档1分；扫描、脱机保存、在线归档2分)。

27、本系统档案管理自上而下(省、市、县)全部联网或建有专业网站，在网上发布档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作。

认证

项目

认证内容与认证标准

标准分值

认证

分值

三

档

案

信

息

建

设

20

分

 (六)建立电子档案管理数据库

28、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立案卷级目录数据库。

    29、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立文件级目录数据库(建l／3文件级目录数据库得1分，建2／3文件级目录数据库得2分，全部建立文件级目录数据库得3分)。

30、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立全文管理数据库(建1／3全文管理数据库得3分，建2／3年全文管理数据库得6分，全部建立全文管理数据库得8分)。

四

档

案

提

供

利

用

(七)编制检索工具

    31、编制有文书、会计、声像(照片、录音带、录像带)、科技(基建、设备)、荣誉、电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具(缺一项扣0～分)。※

32、编制有机关成立以来的《全宗介绍》。※

(八)编研材料

    33、编写和续写了机关成立以来的《组织沿革》、《大事记》、《历次主要会议简介》、《年鉴》等材料(近5年，每年每缺一项扣O．5分)。※

34、每年编写机关《基础数字汇集》，基础数字经过综合加工，质量高，效果好。※

    35、根据机关中心工作，近5年，每年至少编写一种适用的专题编研材料(如防治非典工作综述、保持共产党员先进性教育活动情况综述等，缺一年扣0.5分)。

36、近5年，机关档案工作人员在市级以上报纸宣传档案工作、省级以上档案杂志发表论文、获得省部级档案科研成果奖(市级宣传1分，论文1分，成果奖1分；论文、成果奖不累记记分，本条最高为3分)。

( 九 ) 提供利用

37 、档案人员熟悉室藏档案的门类和数量，能热情主动地为用户提供档案服务 (现场提问回答档案门类和数量不准确的扣1分；现场手工调卷不超过3分钟，否则扣0.5分；计算机检索、调卷不超过1分钟，否则扣0.5分 ) 。

38 、建立有档案借阅利用效果登记薄。 ※

39 、编辑有近 10 年本机关、本系统档案利用典型事例汇编。

40 、提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益 ( 列举近5年3-5 个典型例子 ) 。

申报单位

申报时间

申报等级

认证时间

申报单位自检意见

                                盖  章

                               年  月  日

认证小组认证意见

                           认证小组组长        (签字)

                               年   月   日

部门审批意见

档案行政管理

盖  章

                                   年  月  日